Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni

Veri Sorumlusu: Gökhan Bıyık (Hizmet Sağlayıcı)
VKN: 1680372767
Adres: Koca Mustafapaşa Mah. Org. Abdurrahman Nafiz Gürman Cad. Akyüz No: 32 İç Kapı No: 7 Fatih/İstanbul

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca, AI Asistan Sistemi kapsamında kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin aşağıdaki bilgilendirmeyi sunarız.

Superajan, yukarıda bilgileri verilen şahıs şirketi tarafından Quiet Engine Studio markası altında sunulan ürünlerden biridir. Kendi hizmetlerimiz bakımından veri sorumlusu Gökhan Bıyık’tır. Bir müşteri işletmenin talimatıyla yürütülen entegrasyonlarda tarafların rolleri 10. bölümde açıklanmıştır.

Bu politikanın 1–8. bölümleri, Superajan hizmetini kullanan kişiler için geçerlidir. 9. bölümise Quiet Engine Studio'nun kendi WhatsApp Business numarası üzerinden iletişim kurduğu kişiler için geçerlidir; bu kişilerin Superajan hizmetini kullanıyor olması gerekmez. 10. bölüm, yetkilendirilmiş Meta işletme entegrasyonlarını kapsar. Veri güvenliği, ilgili kişi hakları, başvuru ve iletişim hükümleri tüm bu kapsamlarda geçerlidir.

1. İşlenen Kişisel Veriler

2. Kişisel Verilerin İşleme Amacı

• AI asistan hizmetinin sunulması ve yürütülmesi
• Görsel üretim taleplerinin karşılanması
• Takvim ve hatırlatma hizmetlerinin sağlanması
• Dosya yönetimi ve arşivleme hizmetlerinin sunulması
• Sistem bakımı, hata tespiti ve performans iyileştirmesi
• Hizmet kalitesinin artırılması
• Anonim kullanım istatistikleri ile hizmetin kullanıcının ihtiyaçlarına göre geliştirilmesi

3. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz, hizmetin sunulması amacıyla aşağıdaki kategorilerdeki üçüncü taraf hizmet sağlayıcılarına aktarılmaktadır:

WhatsApp üzerinden gelen içerikler: Bu kanaldan gelen mesajların aktarım kapsamı, kullanılan hizmete göre 9. ve 10. bölümlerde açıklanmıştır. Görsel ve video üretim sağlayıcılarına yalnızca kullanıcının açıkça talep ettiği bir görsel üretim işlemi için, yalnızca o işleme konu olan dosya aktarılır.

İletişim Arayüzü

Superajan hizmeti Telegram Messenger uygulaması üzerinden sunulmaktadır; Telegram'ın kendi gizlilik politikası ve veri saklama koşulları geçerlidir.

Quiet Engine Studio'nun kendi iletişim kanalı ise Meta tarafından işletilen WhatsApp Business Platform üzerinden çalışır; taşıma katmanı için Meta'nın kendi gizlilik politikası geçerlidir. Ayrıntılar için 9. bölüme bakınız.

Altyapı Yönetimi

Üçüncü taraf hizmet hesapları ve abonelikleri Hizmet Sağlayıcı tarafından yönetilmekte olup, maliyetleri aylık hizmet bedeli kapsamında karşılanmaktadır. Hizmet Sağlayıcı, hizmet kalitesini korumak amacıyla altyapı bileşenlerini değiştirme hakkını saklı tutar.

Yurt dışına aktarım için KVKK madde 5 veya 6 kapsamındaki işleme şartının yanı sıra madde 9 kapsamındaki aktarım şartlarının da sağlanması gerekir. Düzenli aktarımda, uygulanabilir bir yeterlilik kararı veya kanunda öngörülen uygun güvence bulunmalıdır. Açık rızaya dayanan arızi aktarım istisnası, düzenli hizmet aktarımının genel dayanağı olarak kullanılamaz. Bu aydınlatma metni açık rıza, imzalanmış standart sözleşme veya Kuruma yapılması gereken bildirim yerine geçmez. Uygulanan aktarım mekanizması ve alıcılar hakkında contact@biyikgokhan.com üzerinden bilgi talep edebilirsiniz.

4. Toplama Yöntemi ve Hukuki Sebep

Veriler, kullandığınız mesajlaşma kanalı, web formları, yetkilendirdiğiniz API bağlantıları ve webhook bildirimleri üzerinden elektronik ortamda, tamamen veya kısmen otomatik yöntemlerle; destek ve hak talepleriniz bakımından ayrıca yazılı başvurularınızla elde edilir.

• KVKK madde 5/1: Başka bir işleme şartına dayanmayan isteğe bağlı işlemler için ayrıca alınan açık rızanız
• KVKK madde 5/2-c: Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili ve sözleşmenin taraflarına ait verilerin işlenmesinin gerekli olması

5. Saklama Süresi

Otomatik Hafıza Kaydı

Asistan, hizmet kalitesini artırmak amacıyla konuşmalarınızdan önemli bilgileri otomatik olarak filtreleyip uzun süreli hafızasına kaydeder. Günlük nezaket ifadeleri ve düşük önemli içerikler kaydedilmez.

Veri Silme Haklarınız

• Tam silme: Tüm kişisel verilerinizin, hafıza kayıtlarının ve konuşma arşivinin silinmesi
• Kısmi silme: Yalnızca hafıza kayıtları veya yalnızca konuşma arşivinin silinmesi
• Belirli kayıt silme: Belirli bir bilgi veya kaydın silinmesi

Silme talebi Asistan aracılığıyla veya doğrudan Hizmet Sağlayıcıya bildirilerek yapılabilir. Talepler 30 gün içinde yerine getirilir.

Hizmet sözleşmesinin sona ermesi halinde, tüm kişisel verileriniz tercihinize göre tarafınıza teslim edilir veya 30 gün içinde kalıcı olarak silinir.

6. Admin Erişimi

Hizmet Sağlayıcı, Sistemin teknik yönetimi için sunucuya tam erişim yetkisine sahiptir. Bu erişim yalnızca teknik arıza giderme, planlı bakım ve güvenlik tehdidi müdahalesi için kullanılır.

Hizmet Sağlayıcı, Asistan ile olan yazışmalarınızı içerik izleme amacıyla incelemez.

7. Veri Güvenliği Önlemleri

• Sunucu erişimi SSH anahtarı ile korunmaktadır
• API anahtarlarına erişim sunucu tarafında yetkili süreç ve kullanıcılarla sınırlandırılır; anahtarlar genel web arayüzünde yayımlanmaz
• Sunucu güvenlik duvarı yapılandırılmıştır
• Sistem logları belirli süre sonra otomatik silinmektedir
• Admin erişimi yalnızca Hizmet Sağlayıcı ile sınırlıdır
• Veritabanı erişimi Row Level Security ile izole edilmiştir — her kullanıcının verileri birbirinden ayrıdır
• Veri silme talepleri kayıt altına alınır ve doğrulanabilir şekilde yerine getirilir

8. Veri Sahibinin Hakları

KVKK madde 11 uyarınca aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• İşleme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
• İşlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde silinmesini isteme
• Münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme

Ayrıca düzeltme veya silme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep edebilirsiniz. Başvurunuzu contact@biyikgokhan.com adresine veya yukarıdaki posta adresine iletebilirsiniz. Talepler, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde yanıtlanır.

9. Quiet Engine Studio WhatsApp Kanalı

Bu bölüm, Quiet Engine Studio'nun WhatsApp Business numarasına mesaj gönderen kişiler için geçerlidir: müşteriler, iş ortakları ve iletişimde olduğumuz diğer kişiler. Bu kişilerin Superajan hizmetini kullanıyor olması gerekmez. Bu bölümdeki özel açıklamalarla birlikte 4. bölümdeki toplama yöntemi ve uygulanabilir hukuki sebepler, 7. bölümdeki güvenlik, 8. bölümdeki haklar ve 11. bölümdeki iletişim bilgileri bu kişiler için de geçerlidir.

İşlenen veriler

• Gönderdiğiniz mesaj metni, sesli mesaj ve dosyalar
• WhatsApp numaranız ve WhatsApp profil adınız
• Mesajın hangi müşteri ve projeyle ilişkili olduğuna dair eşleştirme kaydı

İşleme amacı

Gönderdiğiniz brief, revize talebi, yorum ve dosyaların doğru iş ve projeyle eşleştirilmesi; yapay zeka destekli bir yanıt taslağı hazırlanması.

İnsan onayı

Yapay zeka yalnızca taslak üretir. Yetkili bir kişi taslağı okuyup onaylamadan hiçbir mesaj size gönderilmez. Otomatik yanıt gönderilmez.

Aktarım

Mesaj içerikleri yapay zeka işleme (ABD), veri saklama (ABD) ve sunucu barındırma (QuietEngineStudio yönetim sunucusu için Almanya) sağlayıcılarına aktarılır. Kanalın kendisi Meta tarafından işletilir ve taşıma katmanı için Meta'nın gizlilik politikası geçerlidir.

Saklama

Kanaldan gelen ham teknik kayıtlar en geç 30 gün sonra kişisel veri içermeyecek şekilde arındırılır. Konuşma arşivi, aramızdaki iş ilişkisi süresince tutulur.

Silme talebi

Verilerinizin silinmesini superajan.com/veri-silme sayfasındaki yöntemle talep edebilirsiniz. Talepler en geç 30 gün içinde yerine getirilir.

10. Meta İşletme Entegrasyonları ve WhatsApp Hesap Yönetimi

QuietEngineStudio uygulaması, yetkili işletmenin verdiği izin kapsamındaki WhatsApp Business hesap ve telefon bilgilerini, mesaj şablonlarını ve şablon inceleme durumlarını yönetmek için kullanılır. Meta izinlerinin etkinleştirdiği işlevler bakımından işletme ve hesap kimlikleri, telefon numarası, şablon adı, dili, kategorisi, içeriği ve durumu, webhook abonelikleri, erişim yetkileri ve teknik işlem kayıtları işlenebilir. Erişim belirteçleri bağlantının çalıştırılması için sunucu tarafında kullanılır.

Amaç, işletmenin yetkilendirdiği varlıkları yönetmek, hizmet ve proje bildirimlerine ait şablonları hazırlamak, inceleme durumunu göstermek ve entegrasyonun güvenli çalışmasını sağlamaktır. Şablon oluşturmak tek başına alıcıya mesaj göndermez. İzin verilen mesajlaşma işlevi kullanıldığında mesaj içeriği, gönderen/alıcı kimliği ve teslim durumu da işlenir. Instagram mesajlaşma bağlantılarında işletmenin yetkilendirdiği gelen kutusu mesajları, kullanıcı kimlikleri ve yanıtlar aynı hizmet amacıyla işlenir.

İşletme ve hizmet sağlayıcının rolleri

Kendi müşteri iletişimi, hesap yönetimi ve hizmet sözleşmesi bakımından Gökhan Bıyık veri sorumlusudur. Başka bir işletmenin müşteri verilerini yalnızca o işletmenin belgelenmiş talimatları doğrultusunda işlediğimiz kapsamda veri işleyen olarak hareket ederiz; amaç ve vasıtaları belirleyen işletme kendi müşterilerine karşı veri sorumlusudur. Bu işletme, gerekli aydınlatmayı yapmak ve işleme ile iletişim izinlerini sağlamakla yükümlüdür. İlgili kişilerin kanuni hakları bu görev paylaşımından etkilenmez.

Alıcılar ve kapsam

Hesap ve şablon işlemleri Meta’nın WhatsApp Business Platform API’siyle gerçekleştirilir. Mevcut test ve yönetim konsolu Hetzner Online GmbH’nin Almanya konumundaki sunucusunda çalışır. Diğer mesajlaşma iş akışlarında etkinleştirilen işlev ölçüsünde bulut barındırma, veri saklama, yapay zeka işleme ve teknik hata izleme sağlayıcılarından yararlanılabilir; her veri kategorisi her sağlayıcıya gönderilmez. İşletme müşterisine ait aktarım kapsamı ve alt işleyenler, ilgili hizmetin veri işleme koşullarında belirlenir. Yurt dışı aktarımlar için 3. bölümdeki koşullar ayrıca uygulanır.

Saklama, bağlantıyı kaldırma ve başvuru

Test konsolunda webhook ve mesaj kayıtları 30 günlük saklama sınırına tabidir. İşletme müşterisinin üretim verileri için saklama kapsamı ilgili hizmet sözleşmesi ve işleme amacıyla belirlenir; test konsolunun süresi bütün hizmetler için tek bir saklama süresi değildir. Meta’da tutulan şablonlar ve WhatsApp Business uygulamasındaki kayıtlar ayrıca ilgili platformun kontrolündedir. Uygulama izninin kaldırılması yeni erişimi sonlandırır; daha önce alınan kayıtların silinmesi ayrıca talep edilebilir. İşleme amacı sona erdiğinde, hukuken gerekli saklama halleri dışında veriler silinir veya anonimleştirilir. Başvurular için Veri Silme Talebi sayfasını kullanabilirsiniz.

WhatsApp Business uygulaması ile API’nin birlikte kullanımı (Coexistence), Meta’nın uygunluk koşulları ve işletmenin ayrıca tamamlayacağı kurulum adımlarına bağlıdır. Bu politika, Meta tarafından onay verildiği veya tüm işletmeler için bu özelliğin etkin olduğu anlamına gelmez.

English summary for Meta integrations

QuietEngineStudio is operated by Gökhan Bıyık in Türkiye. With business authorization, the integration processes WhatsApp Business Account and phone identifiers, template content and review status, webhook events and access credentials to manage the authorized business assets. Messaging features also process message content and sender/recipient identifiers. The current test console is hosted in Germany. Creating a template does not send a message. For customer-directed processing, the customer business determines the purposes and we act on its instructions. To exercise your rights or request deletion, contact contact@biyikgokhan.com or follow the linked deletion instructions.

11. İletişim

Kişisel verilerinize ilişkin talepleriniz için:

Veri Sorumlusu: Gökhan Bıyık
VKN: 1680372767
Adres: Koca Mustafapaşa Mah. Org. Abdurrahman Nafiz Gürman Cad. Akyüz No: 32 İç Kapı No: 7 Fatih/İstanbul
E-posta: contact@biyikgokhan.com